Privacybeleid

Inleiding

FlexWerk hecht veel waarde aan jouw privacy. We behandelen privacygevoelige informatie van onze websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen uiterst zorgvuldig en veilig. In deze privacyverklaring informeren we jou over de wijze waarop FlexWerk conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) omgaat met jouw persoonsgegevens.

Wie zijn wij?

Als we in de privacyverklaring spreken over "FlexWerk", dan bedoelen we hiermee de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Flex Werk B.V., gevestigd aan de Pampuslaan 140, 1382 JR in Weesp.

FlexWerk is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Dat betekent dat wij bevoegd zijn persoonsgegevens te verwerken en het doel en de middelen voor deze verwerking mogen vaststellen. Soms schakelt FlexWerk andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Ook in deze situaties blijven wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. We maken in dat geval contractuele afspraken met de partij over de omgang met de gegevens, zodat jouw privacy gewaarborgd blijft.

Technische informatie

Als je onze website bezoekt, verzamelt de website automatisch informatie over jou en het apparaat waarmee je de website bezoekt. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het IP-adres van je apparaat, het IP-adres van je Internet Service Provider, het besturingssysteem dat je gebruikt, de datum en tijd van je bezoek, het internetadres van de website vanwaar je rechtstreeks bent doorgelinkt, de door jou bezochte pagina's en de informatie die je hebt bekeken op de website, de locatie waar jij je bevindt en het materiaal dat je opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

Cookies

FlexWerk maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Zo kunnen wij zien hoe bezoekers onze website gebruiken en de website beter aanpassen aan jouw gebruiksvoorkeuren. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op jouw computer worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend, wat jouw bezoek eenvoudiger maakt. Deze cookies zijn anoniem en bevatten geen persoonsgegevens.

Wanneer verzamelen we jouw persoonsgegevens?

We bewaren en verwerken jouw gegevens als:

je FlexWerk toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden te verwerken;
de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je een partij bent, of om op jouw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op FlexWerk rust;
de verwerking noodzakelijk is om jouw of andermans vitale belangen te beschermen;
de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan FlexWerk is opgedragen;
de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van FlexWerk of van een derde. Dit geldt niet als jouw belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden die tot bescherming van jouw persoonsgegevens bewegen, zwaarder wegen dan die belangen.

Waarom verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan jou geboden HR-diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen. Onder deze diensten vallen bijvoorbeeld uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid en werving & selectie.

FlexWerk gebruikt jouw gegevens om:

vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen;
jou op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van FlexWerk en derden;
gewerkte uren te registreren en verwerken in ons salarissysteem;
jouw geschiktheid en beschikbaarheid te beoordelen in verband met een bemiddeling naar (vast of tijdelijk) werk of een opdracht, waarbij ook gebruikgemaakt kan worden van testresultaten;
je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor jou interessant kunnen zijn, alleen als jij je daarvoor hebt aangemeld (opt-in);
een werknemers- of personeelsbemiddelingsrelatie met je aan te gaan, te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde) doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst en deze te onderhouden en na te komen;
gegevens voor onze opdrachtgevers te verwerken in het kader van een pre-employment screening;
jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, bijvoorbeeld door training, opleidingen en testen;
in managementdoeleinden te voorzien, zoals managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
in kwaliteitsdoeleinden, zoals certificering, te voorzien;
subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen;
bij het aangaan van een werknemers- of personeelsbemiddelingsrelatie de wet- en regelgeving na te leven, waaronder (maar niet beperkt tot) identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de relatie tussen jou en FlexWerk, verzamelen wij verschillende soorten informatie. Hieronder vind je per relatie de persoonsgegevens die door ons verwerkt worden. Je bent zelf verantwoordelijk voor het juist aanleveren en up-to-date houden van jouw persoonlijke gegevens.

Werkzoekende of kandidaat

NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.
Geboortegegevens, leeftijd en geslacht.
Curriculum vitae (cv) en informatie over opleidingen, stages en werkervaring.
Gegevens over trainingen, opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd /gedaan.
Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn om de geschiktheid van de kandidaat te beoordelen, zoals referenties, getuigschriften en gegevens over werkervaring.
Op vrijwillige basis andere content waarmee je jezelf voorstelt, zoals een foto of video.
Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer of zelfstandig ondernemer

NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.
Geboortegegevens, leeftijd en geslacht.
Curriculum vitae (cv) en informatie over opleidingen, stages en werkervaring.
Gegevens over trainingen, opleidingen en/of testen die je zelf of via ons hebt gevolgd /gedaan.
Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
Nationaliteit, BSN, kopie identiteitsbewijs en een eventuele werkvergunning.
Gegevens om een pre-employment screening te kunnen doen.
Gegevens over de aard en inhoud van vorige arbeidsbemiddelingen en de beëindiging hiervan.
Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn om de geschiktheid van de kandidaat te beoordelen, zoals referenties, getuigschriften en gegevens over werkervaring.
Overige gegevens die gerelateerd zijn aan personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
Op vrijwillige basis andere content waarmee je jezelf voorstelt, zoals een foto of video.
Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

Derden

FlexWerk kan je gegevens doorgeven aan derden als dit nodig is. Dit zijn bijvoorbeeld andere entiteiten van FlexWerk B.V, onze opdrachtgevers, onderaannemers die namens FlexWerk, diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. Ook kunnen we hiertoe worden verplicht door bijvoorbeeld een gerechtelijk bevel of vonnis. De persoonsgegevens worden verstrekt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of om de overeenkomst uit te voeren volgens de doelen die worden genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

Jouw rechten

Wij vinden het belangrijk dat je makkelijk gebruik kunt maken van je rechten met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens. Hieronder vind je alle rechten die voor jou van toepassing kunnen zijn. Als je hier aanspraak op wilt maken, kun je eenvoudig contact met ons opnemen.

Gegevens inzien of wijzigen

Je kunt altijd een e-mail sturen naar administratie@flex-werk.eu om te vragen welke (categorieën van) gegevens wij van jou verwerken, voor welke doeleinden we dat doen, van welke bron de gegevens komen en hoe lang we de gegevens bewaren. Ook kun je contact opnemen om je gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Als wij onverhoopt verkeerde persoonsgegevens van jou hebben verstrekt, dan corrigeren we dit uiteraard. Als we jouw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd, ontvang je hierover bericht van ons.

De verwerking van je gegevens beperken

Ben je het niet eens met de inhoud van de gegevens die wij van jou bewaren? Dan kun je een verzoek indienen om de verwerking van je gegevens tijdelijk te beperken. Stuur hiervoor eenvoudig een e-mail naar administratie@flex-werk.eu. Wij wachten dan met het verspreiden van je gegevens totdat deze naar jouw mening weer op orde zijn. Als we de verwerking van jouw gegevens beperken, ontvang je hierover bericht van ons.

Gegevens overdragen

Je bent volledig vrij om jouw persoonlijke gegevens over te dragen aan derden. Hiervoor kun je eenvoudig de gegevens die we van jou bewaren opvragen via administratie@flex-werk.eu. Je ontvangt ze dan in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm.

Recht om vergeten te worden

Als je geen gebruik meer wilt maken van onze diensten, kun je een verzoek indienen om al jouw persoonlijke gegevens bij ons te laten verwijderen. Stuur hiervoor eenvoudig een e-mail naar administratie@flex-werk.eu.

Ook kun je eventueel verleende toestemming om je gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij stoppen dan met het verwerken van de persoonsgegevens waarvoor je toestemming had verleend. Dit heeft geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, responstermijn en kosten

Wij proberen de hierboven genoemde verzoeken zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand te behandelen. We zijn verplicht je identiteit te controleren voordat we jouw verzoek in behandeling kunnen nemen. De verzoeken worden elektronisch behandeld, tenzij dit niet mogelijk is of jij dit zelf anders wilt.

Voor het verwerken van de hierboven genoemde verzoeken brengen we in principe geen kosten in rekening, tenzij jouw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of als je bij het recht op inzage om bijkomende kopieën vraagt.

Beveiliging

FlexWerk doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Alleen geautoriseerde personen hebben bijvoorbeeld toegang tot de gegevens. Als er gegevens worden verstrekt aan derden die namens FlexWerk diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zijn wij met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens ook optimaal beveiligen.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel van de verwerking en volgens de wettelijke bewaartermijnen.

Voor werkzoekenden, kandidaten of zakelijke relaties met wie we nog geen overeenkomst hebben gesloten: door in te stemmen met deze privacyverklaring verleen je toestemming om jouw gegevens één jaar te bewaren.

Vragen, opmerkingen of klachten

Wij doen ons uiterste best om zo goed mogelijk om te gaan met jouw persoonsgegevens. Heb je toch vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je gegevens door FlexWerk? Neem dan schriftelijk contact met ons op of stuur een e-mail naar administratie@flex-werk.eu.

Als je het niet eens bent met het gebruik van jouw persoonsgegevens door FlexWerk, kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek

Is er sprake van een (vermoedelijk) datalek? Meld dit dan direct via administratie@flex-werk.eu.

Wijzigingen

FlexWerk behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De bepalingen in deze verklaring hebben niet als doel enige verplichting of overeenkomst te laten ontstaan tussen FlexWerk en een betrokkene.

Overige bepalingen

Op de bepalingen uit deze privacyverklaring en alle hieruit voortvloeiende geschillen is het Nederlands recht van toepassing.